Formulario 1042-S: ingresos de fuente estadounidense de personas extranjeras

Cuando se realizan negocios transfronterizos o gestiones de inversiones extranjeras en Estados Unidos, es fundamental comprender las implicaciones fiscales de los ingresos de origen estadounidense pagados a personas extranjeras. Uno de los documentos más importantes del IRS en relación con este tema es el Formulario 1042-S, Ingresos de Fuente Estadounidense de Personas Extranjeras Sujetos a Retención. Este formulario desempeña un papel fundamental en el cumplimiento tributario internacional, y comprender cómo presentarlo y utilizarlo correctamente puede ayudar a empresas, inversores y personas no residentes a evitar errores costosos y garantizar el cumplimiento de las leyes tributarias estadounidenses.

¿Qué es el formulario 1042-S del IRS?

El Formulario 1042-S se utiliza para declarar los ingresos sujetos a retención pagados a personas extranjeras (extranjeros no residentes, sociedades, corporaciones, patrimonios o fideicomisos extranjeros). Estos ingresos suelen incluir:

• Intereses
• Dividendos
• Regalías
• Rentas
• Becas de estudio o de investigación
• Compensación por servicios personales
• Determinados ingresos de jubilación o pensiones

El formulario es presentado por los agentes de retención estadounidenses (como instituciones financieras, empleadores u otros pagadores) que realizan este tipo de pagos. Detalla el monto de los ingresos pagados, el impuesto retenido y el tipo de ingreso. La información declarada en el Formulario 1042-S es utilizada por el beneficiario para completar su declaración de impuestos estadounidense (generalmente el Formulario 1040-NR) y por el IRS para cotejar los registros de retención e ingresos.

¿Quién debe presentar el formulario 1042-S?

Cualquier agente de retención estadounidense, que puede ser una persona o una entidad, que realice pagos de ingresos de fuente estadounidense a personas extranjeras debe presentar el Formulario 1042-S. Esto incluye:

• Instituciones financieras o bancos estadounidenses
• Instituciones educativas que otorgan becas o subvenciones a estudiantes extranjeros
• Empleadores estadounidenses que pagan a empleados extranjeros
• Fondos de inversión o inmobiliarias que realizan distribuciones a inversores extranjeros
• Sociedades con socios extranjeros
• Fideicomisos o patrimonios estadounidenses que distribuyen ingresos a beneficiarios extranjeros

Las personas extranjeras que reciben el ingreso no presentan ellos mismos el Formulario 1042-S, pero recibirán una copia del agente de retención, que utilizarán para sus propios fines de declaración.

Cuándo y dónde presentar el formulario 1042-S

Las fechas de vencimiento y los procesos de presentación del Formulario 1042-S son los siguientes:

A los destinatarios:

• El formulario 1042-S debe entregarse al receptor del ingreso (la persona extranjera) antes del 15 de marzo del año siguiente al año calendario en el que se pagó el ingreso.

Al IRS:

• Presentación en papel: fecha límite: 15 de marzo (acompañado del formulario 1042-T).

• Presentación electrónica: también debe presentarse antes del 15 de marzo. Obligatorio si se presentan 250 formularios o más.

La presentación electrónica se realiza a través del sistema FIRE (Presentación Electrónica de Declaraciones Informativas). Los agentes de retención también deben presentar el Formulario 1042, la declaración anual de impuestos que resume el total de impuestos retenidos y complementa todos los formularios 1042-S presentados.

Cómo evitar errores comunes en el formulario 

Presentar el Formulario 1042-S incorrectamente puede resultar en sanciones y complicaciones significativas tanto para el retenedor como para el beneficiario. Algunos errores comunes incluyen:

Información incorrecta del destinatario: Asegúrese de que el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal (TIN) sean precisos y concuerden con la documentación fiscal del destinatario (como el Formulario W-8BEN).

Código de ingresos o de exención incorrectos: Utilice el código de ingresos correcto para identificar el tipo de ingreso que se paga y el código de exención correcto si se aplica una retención reducida en virtud de un tratado fiscal.

Importes incoherentes: Asegúrese de que los importes declarados en el Formulario 1042-S coincidan con los del Formulario 1042 y con los pagos realizados.

Presentación fuera de plazo: No cumplir con la fecha límite puede generar sanciones automáticas, por lo que debe realizar un seguimiento cuidadoso de todas las fechas de vencimiento.

Incumplimiento de la aplicación correcta de los beneficios del tratado fiscal: Si una persona extranjera solicita una tasa de retención reducida en virtud de un tratado fiscal, asegúrese de que la documentación correcta (por ejemplo, el formulario W-8BEN o el formulario W-8ECI) esté en regla y de que el artículo del tratado esté correctamente citado.

Puntos importantes para empresas e inversores

Las empresas e inversores que tratan con entidades o personas extranjeras deben ser especialmente diligentes con la declaración del Formulario 1042-S. Algunos puntos clave a considerar incluyen:

Tratados fiscales y reducción de retenciones

Muchas personas extranjeras pueden optar a una reducción de la retención en virtud de un tratado fiscal entre su país y Estados Unidos. Los agentes de retención deben verificar la elegibilidad y aplicar la tasa correcta. De lo contrario, se puede producir una retención excesiva (perjudicial para el beneficiario) o insuficiente (perjudicial para el agente, ya que podría ser responsable del déficit).

Inversiones inmobiliarias de EE. UU. (FIRPTA)

Los inversionistas extranjeros en bienes raíces estadounidenses pueden estar sujetos a retenciones en virtud de la Ley del Impuesto a la Inversión Extranjera en Bienes Raíces (FIRPTA). El formulario 1042-S se utiliza para declarar estos pagos y retenciones.

Exención de intereses de cartera

Los ingresos por intereses pagados a inversionistas extranjeros pueden estar exentos bajo la exención de intereses de cartera, siempre que se cumplan ciertas condiciones. Incluso si no se retienen impuestos, los ingresos deben declararse en el Formulario 1042-S.

Distribuciones de sociedades

Si una sociedad estadounidense tiene socios extranjeros y está ganando ingresos efectivamente conectados (ECI), la sociedad debe retener las distribuciones e informar la parte del socio extranjero en el Formulario 1042-S.

Sanciones por incumplimiento

No presentar el Formulario 1042-S de forma correcta y puntual puede conllevar:

• Multas por presentación: Hasta $310 por formulario (a partir de 2025), dependiendo de la demora en la presentación.

• Responsabilidad del agente de retención: Si no se retiene suficiente impuesto, el agente podría ser considerado personalmente responsable del déficit, más intereses y multas.

• Pérdida de los beneficios de los tratados fiscales: La presentación incorrecta o la falta de documentación pueden resultar en la denegación de las tasas reducidas según los tratados fiscales aplicables.

Mejores prácticas para el cumplimiento del Formulario 1042-S

Para cumplir con las normas y evitar sanciones, los agentes de retención deben mantener actualizados los formularios W-8 y verificar su validez periódicamente, utilizar un motor o software de retención de impuestos robusto para automatizar los cálculos y las clasificaciones, y programar revisiones internas de cumplimiento y simulacros de auditoría para detectar posibles problemas.

Consulte con un asesor fiscal internacional cualificado o un contador público certificado (CPA) para garantizar la correcta interpretación de los beneficios de los tratados y los requisitos de retención.

¿Necesita ayuda con el cumplimiento del Formulario 1042-S?

En H&CO, nos especializamos en ayudar a empresas estadounidenses, inversionistas extranjeros y entidades internacionales a gestionar sus obligaciones tributarias transfronterizas. Desde el cálculo correcto de las retenciones hasta la presentación oportuna de los formularios 1042, 1042-S y 1042-T, le garantizamos el cumplimiento normativo y optimizamos su situación fiscal.

Prgeuntas frecuentes

¿Necesito presentar el Formulario 1042-S si no retuve ningún impuesto?

Sí. Incluso si no se retuvo ningún impuesto debido a una exención del tratado o el ingreso no está sujeto a impuestos, aún debe informar el pago en el Formulario 1042-S.

¿Puede una persona extranjera presentar una declaración de impuestos en Estados Unidos utilizando el Formulario 1042-S?

Sí. Las personas extranjeras generalmente utilizan el Formulario 1042-S para completar el Formulario 1040-NR, la declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para extranjeros no residentes.

¿Qué pasa si un destinatario extranjero no tiene un TIN?

Generalmente, se requiere un NIF para solicitar los beneficios del tratado. Si la persona extranjera no lo proporciona, podría tener que aplicarle una retención al tipo impositivo legal completo (30%).

¿Cuál es la diferencia entre el Formulario 1099 y el Formulario 1042-S?

El formulario 1099 se utiliza para personas estadounidenses, mientras que el formulario 1042-S se utiliza exclusivamente para informar ingresos de fuente estadounidense pagados a personas extranjeras.