Formulario 1040-C: guía completa para extranjeros que dejan EE.UU.

Cuando los extranjeros (no ciudadanos estadounidenses) se preparan para salir de Estados Unidos, generalmente deben cumplir con obligaciones tributarias específicas antes de partir.  Este formulario garantiza el cumplimiento de las leyes tributarias estadounidenses y sirve como declaración oficial al IRS sobre los ingresos obtenidos durante su estancia en el país. El Formulario 1040-C cubre los ingresos desde el inicio del año fiscal hasta la fecha de salida y exige declarar tanto los ingresos recibidos como los que se prevé recibir antes de partir.

>> Preguntas frecuentes sobre el formulario 1040-C

¿Para qué se utiliza el formulario 1040-C?

El Formulario 1040-C del IRS es presentado por extranjeros (no ciudadanos) que salen de Estados Unidos y deben resolver sus asuntos tributarios antes de partir. Este formulario funciona como una declaración final de impuestos sobre la renta que abarca el período comprendido entre el 1 de enero y la fecha de salida.  Es una declaración preliminar que permite al IRS garantizar el pago de los impuestos adeudados antes de que la persona salga del país. El contribuyente debe pagar la obligación tributaria prevista sobre estos ingresos antes de partir.

A diferencia de una declaración de impuestos anual regular (como el Formulario 1040-NR), este otro Formulario C se presenta antes de partir, lo que proporciona al IRS un medio para evaluar las obligaciones del contribuyente y emitir un permiso de salida (Formulario 2063 o un Formulario 1040-C sellado). Cualquier impuesto pagado con el Formulario 1040-C se considera un crédito contra la obligación tributaria final o puede ser reembolsado si hay un pago en exceso. No sustituye la declaración anual de impuestos sobre la renta, sino que sirve como un control provisional para garantizar que las personas declaren ingresos y cumplan con sus obligaciones tributarias antes de partir.

¿Quién debe presentar el formulario 1040-C?

Debe presentar el Formulario 1040-C si usted es extranjero no residente o residente y tiene la intención de salir de Estados Unidos y:

• Sale de EE. UU. para regresar a su país de origen o mudarse permanentemente a otro país.

• Recibió o espera recibir ingresos durante el año fiscal.

• No cumple los requisitos para ninguna de las excepciones limitadas.

Esto aplica a extranjeros en EE. UU. con visas de trabajo, estudiantes que han comenzado a trabajar, residentes de largo plazo e inversionistas extranjeros con ingresos de fuentes estadounidenses.

Los extranjeros residentes incluyen a los titulares de la tarjeta verde o a las personas que cumplen con el requisito de presencia sustancial. Reciben el mismo trato que los ciudadanos estadounidenses a efectos fiscales mientras residen en EE. UU.

Se requiere un número de identificación fiscal, como el Número de Seguro Social o el ITIN, para presentar el Formulario 1040-C.

Dónde y cuándo presentar el formulario 1040-C

Debe presentar el Formulario 1040-C personalmente en una oficina del IRS o a través de un representante autorizado por el IRS. No se puede presentar electrónicamente. Debe programar una entrevista personal al menos dos semanas antes de su fecha de salida para asegurar que el IRS tenga tiempo suficiente para procesar el formulario y emitir un certificado de pago de impuestos (también conocido como Permiso de Navegación).

Pasos para la presentación:

1. Llame al IRS al 1-844-545-5640 para programar una cita en una oficina local.

2. Traiga los documentos de respaldo como declaraciones de impuestos de años anteriores, comprobantes de pago actuales, detalles de todos los ingresos, deducciones y créditos, documentos de identificación y recibos de pago de impuestos y gastos comerciales.

3. Asegúrese de pagar todos los impuestos requeridos y completar cualquier pago pendiente antes de partir.

Excepciones a la presentación del formulario 1040-C

No todos los extranjeros que salen del país están obligados a presentar este formulario. El IRS establece varias excepciones, entre ellas:

• Diplomáticos extranjeros y empleados de organizaciones internacionales, así como sus dependientes legales. El empleador debe proporcionar documentación que verifique la situación del empleado. Estas excepciones se basan en las disposiciones legales del IRS.

• Estudiantes o practicantes que se encuentren temporalmente en EE. UU. con visas F, J, M o Q y no tengan ingresos de fuentes estadounidenses, excepto:

• Asignaciones recibidas de un gobierno extranjero.

• Ingresos exentos de impuestos en virtud de un tratado fiscal con EE. UU.

• Personas que solo reciben salarios sujetos a retención en EE. UU. y que presentan una declaración de impuestos sobre la renta regular (1040 o 1040-NR) para el año.

A pesar de estas excepciones, es aconsejable consultar a un asesor fiscal para confirmar si es necesario presentar la declaración en función de su perfil fiscal particular.

Cómo evitar errores comunes

Los errores pueden ocasionar retrasos, sanciones o la imposibilidad de obtener la autorización fiscal requerida. Es fundamental seguir atentamente las instrucciones del IRS para garantizar la precisión de su declaración y evitar complicaciones innecesarias. Estos son los errores más comunes que debe evitar:

1.  No presentar la declaración con la suficiente antelación a su salida puede ocasionar retrasos en el viaje. Inicie el proceso con al menos 30 días de anticipación.

2. Debe incluir todos los ingresos de origen estadounidense, incluyendo salarios, ingresos por cuenta propia, dividendos y ganancias de capital, incluso si parecen mínimos o ya estaban sujetos a retención.

3.  Se requiere documentación de respaldo para todos los ingresos y gastos. No se base en estimaciones aproximadas; utilice talones de pago, extractos de corretaje o registros bancarios. A menudo se producen errores cuando los pagos de impuestos estimados no se documentan correctamente.

4. El formulario 1040-C no sustituye su declaración de fin de año (formulario 1040 o 1040-NR). Debe presentar su declaración regular una vez finalizado el año fiscal.

5. Cómo pasar por alto los tratados fiscales o de ingresos extranjeros: si reclama beneficios de tratados o créditos fiscales extranjeros, asegúrese de referenciarlos con precisión y respaldarlos con los formularios adecuados (por ejemplo, el Formulario 8833).

Además, no proporcionar comprobantes de pagos, incluidos los pagos de impuestos sobre la renta y los pagos de impuestos estimados, puede retrasar el procesamiento.

Certificado de finalización 1040-C

El Certificado de Finalización del Formulario 1040-C, también conocido como Permiso de Navegación, es un reconocimiento oficial del IRS de que un extranjero que sale del país ha cumplido con sus obligaciones tributarias en Estados Unidos antes de salir del país. Una vez revisado el Formulario 1040-C y pagados los impuestos adeudados, el IRS emite este certificado —ya sea sellando el Formulario 1040-C aprobado o proporcionando el Formulario 2063—, lo que permite a la persona salir de Estados Unidos con pleno cumplimiento tributario.

Información importante para inversores y empresas

Los ciudadanos extranjeros que posean bienes raíces en EE. UU., operen un negocio o inviertan en activos en EE. UU. deben prestar especial atención a los requisitos de presentación del Formulario 1040-C.

Consideraciones de FIRPTA

Si vende bienes inmuebles en EE. UU., la Ley del Impuesto a la Inversión Extranjera en Bienes Inmuebles (FIRPTA) exige una retención. Las ganancias deben declararse en el formulario 1040-C si la venta se realiza antes de su partida.

Retención de dividendos e intereses

Los ingresos por inversiones pueden estar sujetos a retenciones de impuestos. Cualquier discrepancia entre los importes reales y los retenidos debe conciliarse en el Formulario 1040-C.

Operaciones comerciales

Si trabaja por cuenta propia y opera un negocio en EE. UU. o percibe ingresos por cuenta propia, debe proporcionar registros detallados de sus gastos comerciales como parte de su documentación. Esto puede incluir un Anexo C si es propietario único, formularios K-1 de sociedad, declaraciones de impuestos corporativos o documentación estatal, si corresponde.

Uso de los tratados fiscales

Las empresas e inversionistas a menudo pueden reducir o eliminar los impuestos estadounidenses sobre ciertos tipos de ingresos en virtud de tratados fiscales. El formulario 1040-C permite solicitar estos beneficios antes de partir, pero solo si se documentan adecuadamente.

¿Necesita ayuda para presentar el formulario 1040-C?

Nos especializamos en planificación y cumplimiento fiscal internacional. Nuestro equipo cuenta con una amplia experiencia legal en derecho fiscal internacional y divulgación de información en el extranjero, incluyendo el cumplimiento de la FATCA y el FBAR. Nuestros asesores expertos pueden guiarle con el Formulario 1040-C, evaluar su elegibilidad para exenciones o beneficios de tratados y ayudarle a coordinar su salida definitiva de EE. UU. con tranquilidad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo presentar el Formulario 1040-C en línea?

No, el Formulario 1040-C debe presentarse personalmente en una oficina del IRS o con un agente autorizado. Generalmente se requiere una entrevista personal.

¿Qué pasa si no presento el Formulario 1040-C antes de irme?

No presentar la declaración puede resultar en sanciones o medidas coercitivas del IRS. En algunos casos, puede afectar su posibilidad de reingresar a EE. UU. o solicitar visas en el futuro.

¿Cuánto tiempo antes de la salida debo presentar mi solicitud?

Comience el proceso al menos 30 días antes de su partida y programe una cita con el IRS al menos 10 a 14 días antes.