¿Qué utilidad tiene el módulo Compras de SAP Business One?

Evitar gastos fuera de tiempo o que resultan innecesarios es uno de los beneficios que ofrece a los empresarios el uso de los módulos de SAP Business One. Específicamente, el módulo Compras brinda la posibilidad de evitar las situaciones mencionadas.

Como módulo, Compras permite gestionar los diferentes procesos administrativos para la gestión de los trámites que requiere una relación con proveedores, además de disponer de análisis de mercado y de ventas para planear la adquisición de los insumos y materiales necesarios.

¿Qué funciones permite cumplir el módulo Compras?

1.     Procesos automáticos para adquisiciones

Gracias a la herramienta es posible integrar las distintas actividades de la compañía, que incluyen desde pedidos hasta pagos de facturas, así como los procesos entre ambas etapas.

Entre las funciones del módulo figuran:

• Creación y emisión de órdenes de compra.
• Facturación de las cuentas por pagar.
• Notas de crédito.
• Costos en muelle, para recepción de embarques de materia prima.
• Generar pedidos en diferentes divisas para distintas categorías de artículos.

2.     Devoluciones

El software hace automáticamente ajustes en facturas y saldos, para que se reflejen los movimientos en la contabilidad y se pueda informar a los proveedores el motivo de cada devolución, directamente desde el sistema.

SAP Business One también ofrece la opción de gestionar gastos adicionales, entre ellos los correspondientes a seguros y cargos por servicio, entre otros. Esto permite tener una visión más clara para comparar los costos finales de operación con cada proveedor y la rentabilidad en cada caso.

3.     Identificación de los mejores precios y proveedores

Al utilizar el sistema, la empresa dispondrá de un historial completo con datos sobre artículos, fechas, proveedores y otros elementos que facilitan la comparación entre diferentes opciones, para establecer relaciones operativas estables y duraderas.

4.     Información integrada

Todas las actividades de la empresa que tienen relación con los procesos de compra se ven reflejadas en el módulo, con una actualización centralizada que ofrece datos precisos e información estratégica, mediante un registro hecho a través del enlace de los documentos relacionados con cada compra efectuada.

5.     Integración de contabilidad e inventarios

Cada vez que se realiza una compra es posible ver los datos del proceso en su totalidad, gracias a la coordinación automática con el área de almacén. La generación de la factura por pagar y el registro de las condiciones de pago quedan hechos automáticamente. Así, es posible estar al día con la información del inventario disponible y los movimientos financieros asociados a cada operación.

6.     Gestión y planificación de adquisiciones

Una función que ayuda en la creación de requisiciones, cotizaciones y órdenes de compra al tomar como base diferentes órdenes de ventas y cotizaciones previas. 

Si existe una actividad importante para el departamento de finanzas es una planificación correcta de los momentos en los que resulta necesario realizar diferentes pedidos, pues estos deben hacerse en el momento y con la cantidad indicadas para evitar gastos innecesarios a la compañía.

7.     Procesamiento de informes

Contar con información completa y precisa de los diferentes procesos, áreas de oportunidad e información clave es fundamental para gestionar adecuadamente los procesos de compras. En este sentido, SAP Business One ofrece la opción de crear informes con base en datos de pedidos, cuentas por pagar y compras realizadas, entre otros parámetros.

Funciones especiales del módulo

Además de las funciones generales del módulo, es posible hacer otras operaciones:

        1.     Contratos globales

Una opción que permite definir las adquisiciones y recepciones de productos en tiempos definidos.

       2. Creación de cotizaciones de proveeduría

Es posible utilizar esta opción como un asistente para facilitar la generación de cotizaciones destinadas a diferentes proveedores de forma automática, para posteriormente definir cuál es la mejor alternativa.

Documentos que el módulo permite generar

• Requisiciones de compra.
• Cotizaciones de proveedores.
• Entrada de mercancías.
• Recepción de facturas.
• Notas de crédito y débito.
• Anticipos.
• Documentos de costos de importación.

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