Qué es el formulario W9 del IRS en español

El formulario W-9, también conocido como Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, tiene el propósito de recopilar información tributaria vital de personas o empresas que recibirán pagos que excedan un umbral específico. Este formulario es crucial para garantizar una declaración de impuestos precisa para el pagador y el beneficiario.

¿Quién debe llenar el Formulario W-9?

Por lo general, las personas que trabajan para empresas y necesitan reportar cierta información al IRS, como los pagos recibidos por servicios prestados como contratistas independientes, los pagos de intereses de una hipoteca o las contribuciones a una cuenta IRA, deben presentarlo.

El propósito del Formulario W-9 es que la persona o empresa con la que trabaja recopile información personal importante, siendo la más crucial su número de identificación del contribuyente.

Formulario W-9 del IRS para autónomos en EE.UU.: ¿cómo completarlo correctamente?

Si usted trabaja como autónomo o prestador de servicios independiente en Estados Unidos, es probable que en algún momento le hayan solicitado completar el formulario W9 del IRS en español. Este documento es fundamental para que el pagador pueda reportar ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS) los pagos realizados por sus servicios, mediante el formulario 1099-NEC.

A continuación, le explicamos en qué casos se requiere el W-9, cómo completarlo y dónde puede obtener la versión oficial en español.

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¿Cuándo se utiliza este formulario?

Este formulario se utiliza con frecuencia en varios escenarios en los que una parte requiere el número de identificación del contribuyente (TIN) de otra parte para informar los ingresos al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Estas son algunas situaciones típicas en las que se usa comúnmente un W-9:

• Ingresos pagados a usted.

• Transacciones inmobiliarias. 

• Intereses hipotecarios que pagó.

• Adquisición o abandono de bienes garantizados.

• Cancelación de deuda.

• Contribuciones que hizo a una cuenta IRA.

Cómo completar el Formulario W-9 siendo autónomo

La información del formulario se utiliza para generar otros documentos relacionados con los impuestos. Consulte a un profesional de impuestos o al IRS si tiene alguna pregunta.

Pero rápidamente repasamos cómo se debe completar este formulario:

1. Obtenga el formulario W-9 del IRS o de la entidad solicitante.
2. Proporcione su nombre legal completo, dirección y número de identificación del contribuyente (SSN o EIN).
3. Marque la casilla de clasificación fiscal correspondiente (por ejemplo, Individuo/Propietario único, Corporación C, Corporación S).
4. Si corresponde, ingrese un código de exención para la retención adicional.
5. Firme y feche el formulario para certificar la exactitud de la información.
6. Devuelva el formulario completo al solicitante antes de la fecha límite especificada.

Los beneficiarios están exentos de la retención adicional

Puede confiar en el reclamo de exención del beneficiario a menos que tenga conocimiento real de que el código y/o la clasificación del beneficiario exento seleccionados no son válidos, o si son inconsistentes entre sí. En ese caso, puede basarse en el Formulario W-9(SP) para obtener el TIN del beneficiario, pero debe tratar al beneficiario como no exento. Si el beneficiario no ingresó un código de beneficiario exento, pero la clasificación seleccionada indica que el beneficiario está exento, puede aceptar la clasificación y tratar al beneficiario como exento a menos que tenga conocimiento real de que la clasificación no es válida.

Si el beneficiario no está exento, usted está obligado a hacer una retención adicional sobre los pagos declarables si el beneficiario no proporciona un TIN de la manera requerida o no firma la certificación, si es necesario.

1. Una organización exenta de impuestos en virtud de la sección 501(a), cualquier IRA o una cuenta de custodia en virtud
   de la sección 403(b)(7) si la cuenta cumple con los requisitos de la sección 401(f)(2);

2. Los Estados Unidos o cualquiera de sus agencias o instrumentalidades;

3. Un estado, el Distrito de Columbia, un Estado Libre Asociado o posesión de los EE. UU., o cualquiera de sus subdivisiones, agencias o instrumentalidades políticas;

4. Un gobierno extranjero o cualquiera de sus subdivisiones, agencias o instrumentalidades políticas;

5. Una corporación;

6. Un comerciante de valores o materias primas debe registrarse en los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o un Estado Libre Asociado o posesión de los EE. UU.;

7. Un comerciante de comisiones de futuros registrado en la Comisión de Comercio de Futuros de Productos Básicos;

8. Un fideicomiso de inversión en bienes raíces;

9. Una entidad registrada en todo momento durante el año fiscal bajo la Ley de Sociedades de Inversión de 1940;

10. Un fondo fiduciario común operado por un banco conforme a
    la sección 584(a);

11. Una institución financiera;

12. Un intermediario conocido en la comunidad inversora como custodio nominado; o

13. Un fideicomiso exento de impuestos bajo la sección 664 o descrito en la sección 4947.

Los siguientes tipos de pagos están exentos de la retención adicional como se indica para los beneficiarios enumerados en los puntos 1 a 13 anteriores:

Pagos de intereses y dividendos: todos los beneficiarios enumerados están exentos, excepto el beneficiario del punto 7.
Transacciones de corredores. Todos los beneficiarios enumerados en los puntos 1 a 4 y 6 a 11 están exentos. Además, las corporaciones C están exentas. Una persona registrada en virtud de la Ley de Asesores de Inversiones de 1940 que actúe regularmente como corredor también está exenta.

Transacciones de intercambio de trueque y dividendos de patrocinio: solo están exentos los beneficiarios enumerados en los puntos 1 a 4.
Pagos declarables conforme a las secciones 6041 y 6041A - Los beneficiarios enumerados en los puntos 1 a 5 generalmente están exentos.

Sin embargo, los siguientes pagos hechos a una corporación y declarados en el Formulario 1099-MISC, Ingresos Varios, no están exentos de la retención adicional.

¿Dónde conseguir el formulario W-9 en español?

El IRS pone a disposición una versión en español del formulario W-9 con fines informativos. Puede descargarla directamente desde el sitio oficial:

>> Formulario W-9 del IRS en español (PDF)

Tenga en cuenta que el formulario debe completarse en inglés, pero esta guía le ayudará a comprender mejor cada sección antes de enviarlo.

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¿Cómo podemos ayudarle?

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Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si no proporciono el Formulario W-9 a mi cliente?

Si no entrega el formulario, su cliente podría estar obligado a aplicar una retención adicional del 24% sobre sus pagos, según las regulaciones del IRS.

¿Debo presentar un nuevo W-9 si mi información cambia?

Sí, debe proporcionar un nuevo formulario W-9 actualizado si cambia su nombre, dirección, clasificación fiscal o número de identificación del contribuyente.