Qué es BPM y cómo mejora los procesos del negocio

¿Necesitas sumar eficiencia, agilidad y calidad a los procesos internos de tu empresa? Te presentamos Business Process Management BPM, un enfoque de gestión que te ayudará a resolverlo.

Hoy en día las empresas necesitan agilizar la gestión diaria. Esto significa identificar y mejorar los procesos de negocios para hacer más efectivas las tareas comerciales. ¿Te parece muy complejo?

Si bien no es una transformación sencilla, existen enfoques y sistemas de gestión que la facilitan, como Business Process Management BPM. Su potencial para mejorar la gestión de tu negocio se basa en su ciclo de vida. Está compuesto por una serie de etapas que ayudan de manera continua a hacer más eficiente el diseño de un proceso (process design):

1. Diseñar y modelar: En esta etapa inicial se localizan los procesos de negocio existentes o se diseñan nuevos procesos. Para entender cómo funcionan los procesos se representan de manera gráfica con una notación llamada BPMN (Business Process Model and Notation). Se trata de una herramienta de modelado similar a un diagrama de flujo.

2. Analizar y optimizar: Una vez que los procesos están modelados, se analizan para identificar áreas de mejora. Por ejemplo, identificar cuellos de botella o reducir tiempos de ciclo. También ayuda a eliminar acciones que no son necesarias y hacer más eficientes los flujos de trabajo.

3. Implementar: En esta etapa se llevan a cabo los cambios necesarios en los procesos. Por ejemplo, automatizar tareas, implementar un software BPM, repensar procesos, capacitar al personal o poner en marcha sistemas de control.

4. Ejecutar y revisar: Una vez que se implementan los procesos, hay que probarlos en la actividad diaria de la empresa. De esta manera, se revisa que funcionen de manera efectiva y que cumplan con las metas de rendimiento.

5. Mejorar y mejorar: El ciclo de vida de BPM vuelve al inicio para realizar mejoras continuas en los procesos. Se recopilan datos para impulsar más mejoras, como cambios técnicos, en los flujos de trabajo o en las políticas de la empresa.

7. Documentar y comunicar: A lo largo de todo el ciclo de vida es importante documentar los procesos y las mejoras. Comunicar de manera efectiva a los empleados y otras partes también es esencial para garantizar la mejora.

8. Gestionar el cambio: Implementar BPM puede significar cambiar la forma en que se realizan las cosas. Por eso es importante capacitar al personal y comunicar de manera efectiva. Esto ayuda a contar con el apoyo de todos.

Te podemos garantizar que a mediano plazo estas mejoras impactarán de manera positiva en diferentes aspectos de tu negocio, como el servicio al cliente.

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BPM facturación para agilizar tu gestión

La facturación es una parte fundamental de la gestión de cualquier empresa y es uno de los procesos que BPM puede ayudarte a mejorar. En este caso, el ciclo de vida se enfoca de manera integral en la generación, emisión, entrega y seguimiento de facturas:

1. Generar facturas

 BPM ayudar a automatizar la generación de facturas. La gestión garantiza que se sigan los procesos correctos y que se capturen todos los datos necesarios de manera precisa. Esto reduce el riesgo de errores humanos y agiliza el proceso de creación de facturas.

2. Validar y aprobar

También se pueden automatizar flujos de trabajo para que las facturas lleguen a las personas encargadas de revisar y aprobarlas. Esto acelera el proceso y reduce los cuellos de botella.

3. Entregar facturas

Se incluye el envío por correo electrónico o el acceso en línea a través de un portal. BPM también puede hacer un seguimiento de las entregas y notificar cuando las facturas sean vistas o pagadas.

4. Cobrar y dar seguimiento

Se generan informes de cuentas por cobrar. También se pueden establecer alertas y automatizar mensajes a los clientes para facilitar el pago o establecer acuerdos de pago.

5. Cumplimiento normativo

BPM controla que las facturas cumplan con todos los requisitos legales. Por ejemplo, la emisión de facturas electrónicas en conformidad con las leyes fiscales.

6. Informes y análisis

Generar informes y análisis permite obtener una visión más clara del rendimiento en facturación. Esto facilita la toma de decisiones informadas.

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Automatizar con software BPM - ejemplos

Automatizar las rutinas de tu gestión es un componente clave de BPM. Existen varios ejemplos de herramientas de software de la gestión de procesos de negocios BPM que están disponibles en el mercado. Cada una tiene sus propios beneficios, por eso es importante evaluarlas con cuidado antes de tomar una decisión. Aquí te damos algunos ejemplos de sistemas BPM y herramientas BPM:

• BPMN.io: software BPM en línea de código abierto que permite modelar, visualizar y compartir procesos con la notación BPMN. Es fácil de usar y se integra bien con otros sistemas.

• Bizagi: plataforma BPM que ofrece herramientas de modelado de procesos, automatizar procesos, gestión de casos y análisis de datos. Es ampliamente usada en la gestión de procesos y tiene una interfaz para arrastrar y soltar elementos que facilita la creación de flujos de trabajo.

• IBM BPM: solución robusta de gestión de procesos que permite modelar, automatizar y optimizar procesos comerciales. Ofrece herramientas avanzadas de análisis.

• Appian: plataforma BPM que combina gestión de procesos, automatizar de decisiones y gestión de casos. Ofrece una interfaz intuitiva para crear apps para empresas.

• TIBCO ActiveMatrix BPM: solución que incluye modelado de procesos, automatizar, integrar y analizar. Es conocida por su capacidad de integración con otros sistemas.

• Nintex: plataforma para automatizar procesos para empresas que se integra con Microsoft SharePoint y Office 365. Facilita la creación de flujos de trabajo.

• Camunda: plataforma BPM de código abierto que se puede adaptar muy fácil para automatizar procesos y la gestión de decisiones.

• Kissflow: software para automatizar procesos para empresas en la nube que permite a los usuarios crear flujos de trabajo y apps sin necesidad de programar. Es conocido por su facilidad de uso y rapidez para implementar.

• Zoho Creator: plataforma de desarrollo de apps que también incluye herramientas para modelar y automatizar procesos.

• Microsoft Power Automate: herramienta para automatizar procesos de Microsoft que se integra con otras apps, como SharePoint, Office 365 y Dynamics 365.

En resumen, BPM puede ayudarte a alcanzar tus objetivos comerciales de manera efectiva. Su ciclo de vida busca la mejora de los procesos de tu negocio para lograr mayores niveles de eficiencia, calidad y satisfacer al cliente. Una etapa clave de este ciclo es automatizar tareas con herramientas de gestión que faciliten la transformación digital. En este caso, la elección del software adecuado debería basarse en lo que necesita tu empresa, por su tamaño y el presupuesto disponible, entre otros factores.

Se trata de una herramienta poderosa para agilizar los procesos de tu negocio. Te ayuda a gestionar de forma más eficiente, automatizar tareas y optimizar flujos de trabajo. A su vez, estas mejoras pueden aumentar la producción, reducir costos y prepararte mejor para las demandas del mercado.