Qué es BPM y cómo se implementa
Los procesos de negocio son el corazón de toda organización. Su adecuado funcionamiento impacta directamente en el éxito a largo plazo y sostiene los objetivos corporativos. Los sistemas de gestión de procesos de negocio o BPM son la base para optimizar en forma continua y para transitar con éxito la transformación.
El término Business Process Management (BPM) es conocido en español como Gestión de Procesos de Negocio. Se trata de un método para diseñar, ejecutar, analizar y mejorar continuamente cada proceso de negocio. Lo que se busca es que cada uno se adapte a las necesidades y objetivos definidos por la organización. Esto impactará en una mejora de la satisfacción del cliente y la creación de valor a largo plazo.
En otras palabras, BPM busca optimizar los procesos para orientarlos a objetivos concretos. La pregunta central es "¿quién hace qué, cuándo y con qué?". Sólo quienes conocen sus procesos de principio a fin y su funcionamiento pueden también optimizarlos. Por eso, los procesos de negocio BPM constituyen el núcleo de toda organización.
Por otro lado, el sistema de gestión de procesos empresariales (BPMS) es la tecnología que hace posible la BPM. Este tipo de software proporciona herramientas y plataformas para las organizaciones. De esta manera se pueden diseñar procesos, automatizar tareas, supervisar el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia y la agilidad. Actualmente existe en el mercado una gran diversidad de sistemas y software apra BPM.
Mientras que el BPM se centra en la gestión y optimización de los procesos empresariales, el BPMS es la infraestructura de software. Este último facilita la ejecución de las prácticas de BPM mediante la automatización, el análisis y la supervisión de los procesos.
¿Qué importancia tiene la Gestión de Procesos?
BPM es un diferenciador que sitúa a la empresa por delante de sus competidores. Además de mejorar la competitividad y destacar la marca en el mercado, la Gestión de Procesos garantiza una serie de ventas, que detallamos a continuación.
Procesos más claros. La Gestión de Procesos garantiza una mayor organización y transparencia en toda la empresa. Si los procesos están mejor definidos, todos los pasos quedan claros para los equipos e incluso para las auditorías.
El diseño y modelado de todos los procesos permite una visión 360º del negocio, entendiendo las actividades de punta a punta. Una vez documentados, los procesos quedan sistematizados y son independientes de quién desempeña un determinado rol.
Mejor uso del tiempo. Una comprensión más clara de los procesos acelera las fases de trabajo, además de reducir acciones innecesarias. Los responsables de cada tarea saben lo que hay que hacer. De esta forma se optimiza el tiempo, sin que ello repercuta negativamente en la calidad del producto.
Reducir costos. La gestión de procesos permite el uso más eficiente de los recursos, incluidos los recursos humanos, el tiempo o las materias primas. Esto garantiza la reducción de costes de forma inteligente, sin comprometer la productividad de la empresa.
Mayor calidad del producto o servicio. Además de reducir costes y optimizar tiempos en la empresa, aumenta la calidad del producto o servicio. Esto se debe a que es posible comprender las oportunidades de mejora en cada proceso, promoviendo la evolución continua en el negocio.
Toma de decisiones calificada. La falta de información puede dificultar la administración. Con la Gestión de Procesos los líderes tienen una mejor visión del negocio, mejorando el proceso de toma de decisiones y, en consecuencia, los resultados.
Retención de talento. Procesos claros y bien definidos son sinónimo de ejecución optimizada y empleados comprometidos. Esto se traduce en una mayor retención del talento.
Medición de resultados. Para comprender el éxito de las acciones, es fundamental evaluar las actividades. La Gestión de Procesos ayuda a identificar los mejores indicadores de desempeño empresarial, precisamente a través de la visión más amplia de la empresa. Así es más sencillo entender qué ha funcionado, qué hay que cambiar, qué se necesita para alcanzar los objetivos y, por tanto, promover la mejora continua.
Notación BPM y ciclo de vida de los procesos
Para representar gráficamente los procesos de la empresa de forma clara, se pueden utilizar notaciones gráficas. Entre ellas, la Cadena de Procesos impulsada por Eventos (EPC) o el Business Process Model and Notation (BPMN). Estas notaciones constituyen la base para una gestión profesional de todo proceso de negocio. El lenguaje de modelado BPMN 2.0 es actualmente un estándar ampliamente utilizado como modelador de procesos de negocio.
La notación es ideal para graficar de manera clara el ciclo de vida de BPM. Las fases de las distintas actividades pueden representarse en un bucle de control, que es un componente central de la gestión de procesos. Proporciona una visión detallada del panorama del proceso de negocio y revela el potencial de optimización.
Las empresas actúan de forma dinámica y reajustan continuamente sus propios procesos y objetivos. Por eso, las fases individuales de todo el ciclo de vida BPM se ejecutan de forma repetitiva:
Diseño
En un primer paso, se analiza los procesos existentes. Además, se definen ciertos objetivos que deben alcanzarse con la gestión del proceso empresarial. Un arquitecto de procesos se encarga de diseñar y construir modelos para los procesos productivos. Esto incluye flujos de trabajo, indicadores clave de desempeño y estrategias de control.
Modelado
En la fase de modelado, la empresa selecciona nuevos procesos para describirlos individualmente según sus propios deseos y definir los procesos objetivo sobre esta base.
Ejecución
Los procesos empresariales modelados se registran y documentan. A continuación, se implementan en un modelo de proceso, se publican en el sistema informático interno y se ejecutan.
Control
Esta fase analiza los procesos. Se realiza una comparación basada en datos de los procesos reales con las especificaciones modeladas. Como resultado, se obtiene el potencial de optimización.
Optimización
A partir de los conocimientos adquiridos, se llevan a cabo medidas de mejora en los procesos y se aplican las definiciones de objetivos. El objetivo principal es supervisar y mejorar continuamente los tiempos de producción. También se busca la eficiencia de los costes, reducir las tasas de error y otras cifras clave.
Con los ajustes de los procesos, se inicia una nueva fase de diseño. El ciclo de vida BPM se cierra y el bucle de control comienza de nuevo. Lo ideal es que todos los procesos pasen por este bucle de control y se tengan en cuenta las fases del ciclo de vida completo. Solo así se puede medir el progreso y optimizar los procesos de manera continua.
¿Cómo implementar la gestión de procesos en 5 pasos?
Si quieres implementar la gestión de Procesos en tu empresa, a continuación te explicamos cinco pasos que pueden ayudarte.
Comprende la madurez de tus procesos. Antes que nada, tenés que hacer un diagnóstico de los procesos actuales. Si bien muchas organizaciones utilizan algunos sistemas de gestión y calidad, muchas veces la madurez de estos procesos es baja. Esto puede reflejarse en la falta de estructura y estandarización de actividades, retrabajos, notas de auditoría y clientes insatisfechos.
Definí una gobernanza: Las personas, la tecnología y los procesos son la base del éxito de una empresa. Para que todos estos elementos funcionen bien es fundamental definir reglas, políticas, normas y metodologías de trabajo, y decidir la gobernanza de los procesos.
Diseñá los mapas de proceso: Se trata de mapear los procesos que existen actualmente y cómo están interconectados. En otras palabras, identificá la arquitectura de procesos de tu empresa.
Los procesos debidamente mapeados constituyen una manera de entender mejor la organización y cómo el trabajo de cada área articula con el de otras. En este punto, también es importante priorizar qué procesos requieren cambios.
Alentá las transformaciones: Es necesario crear nuevas estructuras para el flujo del proceso, buscando siempre generar más valor en cada paso y para el producto final. Un diagrama de flujo puede ser un gráfico efectivo para integrar las áreas y que todo el trabajo sea más eficiente.
Controlar nuevos procesos: Finalmente, conviene monitorear estos procesos, midiendo resultados y haciendo los ajustes necesarios. El uso de un sistema BPM es fundamental en este sentido. Permite evaluar automáticamente una serie de indicadores de desempeño (KPI) previamente definidos y así obtener resultados valiosos para el negocio.