Como cualquier otra empresa, las pymes necesitan llevar al día una serie de documentos conocidos como estados financieros. Estos permiten conocer los cambios del negocio y tomar decisiones clave. También facilitan el financiamiento externo y ayudan a cumplir con normas públicas, entre otros importantes factores. En este artículo te explicamos cuáles son los estados financieros básicos y para qué sirven.
Qué es un estado financiero
En esencia, es un informe que refleja el estado de una empresa en un momento determinado, que en general suele comprender un año fiscal. Se compone de varios documentos en los que se plasma la situación financiera de un negocio.
Este documento reúne todos los movimientos comunes en el día a día de una empresa. Por ejemplo, cuánto se ha facturado, cuál es el balance total de compras o qué monto se debe a un proveedor. También puede reportar cuánto queda por amortizar de un préstamo o cuánto se paga a la seguridad social por el personal, entre otros importantes aportes.
Pero todos estos datos están sueltos y, son útiles por sí mismos, tiene mucho más valor conocerla de manera agrupada y global. Por ejemplo, saber cuáles han sido las ganancias, a cuánto asciende el activo total, qué deudas vencen en el plazo de un año, etc.
Un estado financiero es una herramienta muy útil para la toma de decisiones importantes de cualquier directivo:
- Permite analizar los cambios de la empresa y compararla con la del año anterior.
- Si la empresa recurre a fuentes de fondeo externas, un estado financiero brindará datos para valorar el riesgo asociado.
- Las oficinas públicas solicitan este tipo de documento para calcular el pago de impuestos que le corresponden a las empresas.
- En los contratos con socios comerciales es muy importante conocer cuál es la salud financiera de estas entidades y valorar la capacidad de cobro.
Estados financieros de una empresa
Los estados financieros básicos de cualquier pyme incluyen balance general, estado de resultados, flujos de caja y estados de cambios en el patrimonio neto. También podemos considerar las Memorias, que son documentos donde se expone la situación de manera más detallada.
Balance general o balance de situación: Es muy importante porque permite averiguar la salud financiera de una empresa. Presenta de forma muy clara la situación patrimonial, con datos agrupados en activo, pasivo y el patrimonio de una empresa:
- El activo refleja los bienes físicos, incluyendo vehículos, mobiliario, equipos e inventario. También considera aquellos bienes intangibles, es decir, que no se pueden tocar, como las marcas comerciales y las patentes. También incluye las inversiones que hace la empresa y el dinero en efectivo.
- El pasivo refleja la cantidad de dinero que una empresa debe a terceros. Incluye todo tipo de deuda, como los préstamos que se solicitan para lanzar un nuevo producto. También considera el alquiler de un edificio, lo que se debe a empresas de la cadena de valor o los impuestos.
- El patrimonio hace referencia al dinero que le quedaría a la empresa si vendiera todos sus activos y, además, pagara todo su pasivo.
Estado de resultados: Refleja la diferencia entre ingresos y gastos. Por eso, también se lo conoce como balance o estado de pérdidas y ganancias.
Para su cálculo se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintos grupos para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.
Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También permite conocer si es rentable, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido.
Flujos de caja o estado de flujo de efectivo: Muestra las entradas y salidas de dinero durante un periodo determinado. Es muy importante porque cualquier negocio necesita tener suficiente efectivo disponible para hacer frente a sus gastos y comprar activos. Este documento clasifica los movimientos en tres tipos de actividades:
- Actividades de explotación: pagos y cobros referidos a la principal actividad operativa que posee la empresa.
- Actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros de procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
- Actividades de financiamiento: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos para amortizar préstamos, por ejemplo.
Estados de cambio en el patrimonio neto: Explica los cambios en el capital social de una empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas. Detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios.
Al consultar este documento, los inversores y la dirección pueden conocer cómo las decisiones claves impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo. Este estado financiero ayuda a comprender cómo las políticas de préstamos y distribución de beneficios dan forma a largo plazo al bienestar financiero de una empresa.
Como puedes apreciar, los estados financieros son un instrumento valioso para evaluar el rendimiento de una compañía. En particular, resultan útiles para abordar con estrategia los desafíos que deben afrontar las pequeñas y medianas empresas. Entre sus beneficios, permiten:
- Conocer cualquier tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa.
- Establecer y delegar responsabilidades entre las distintas áreas y el personal.
- Saber si las finanzas propias, como así también las de los clientes y asociados, están saneadas.
- Tener datos suficientes como para tomar decisiones de la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución año a año y tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu pyme con la de la competencia.
- Tener preparados los documentos necesarios para solicitar un fondeo.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos.