Funciones clave
El software SAP Business One ayuda a mejorar los flujos y agilizar los procesos de trabajo a través de la integración de las operaciones en una compañía. El manejo de datos permite tomar decisiones que lleven a mejores resultados en el negocio.
Es un sistema ideal para empresas en crecimiento que no hallan funcional el uso de herramientas de gestión empresarial como las hojas de Excel, y para las que programas de administración como COI y NOI no son suficiente por el tipo de procesos complejos y objetivos más avanzados que comienzan a manejar.
Como sistema integrado, SAP Business One permite la obtención y el manejo de información en tiempo real. Las bases de datos interconectadas y actualizadas ayudan a evaluar diferentes acciones, áreas o el funcionamiento de la empresa en general cuando se requiera.
Los trabajadores y colaboradores pueden acceder fácilmente a los datos que necesiten, utilizando cualquier dispositivo sin importar dónde estén, gracias a la conectividad a Internet.
Al ser una herramienta flexible y que puede ser personalizada, SAP Business One se adapta a las necesidades de diferentes industrias.
Módulos
Los diferentes módulos del software están diseñados para que las empresas alcancen sus objetivos comerciales. Incluimos una breve descripción de cada uno:
Gestión
Ayuda a dar seguimiento a los procesos internos de la empresa. Cualquier proyecto puede ser analizado paso a paso para una evaluación y mejora.
Finanzas
Sirve para la gestión de las operaciones de finanzas, permitiendo administrar adecuadamente los recursos, llevar la contabilidad y organizar información proveniente de recibos, créditos, depósitos, pagos y cálculos de impuestos.
CRM
Organiza las oportunidades de venta potenciales y sirve como apoyo para analizarlas, así como la información de los clientes actuales, para ofrecerles una mejor experiencia y lograr una atención mejorada destinada a los prospectos.
Ventas
Ayuda en la ejecución de transacciones y la administración de documentos relacionados con el proceso de comercialización de productos y servicios. A través de la localización rápida de datos clave, permite cerrar más operaciones de venta.
El módulo sirve para crear cotizaciones, gestionar la programación de entregas y devoluciones, administrar las facturas y hacer reportes.
Compras
Diseñado para la administración de transacciones y documentos relacionados con las compras que la empresa realiza, como solicitudes de pedidos, devoluciones, facturación, abonos y confirmación de aprovisionamiento.
Las solicitudes de material se actualizan automáticamente y es posible imprimir cada transacción.
Interlocutores comerciales
Permite, crear, modificar y bloquear datos de clientes, acreedores y proveedores.
Gestión de bancos
Sirve para la automatización del registro de pagos entrantes y salientes, en diferentes divisas. Cada registro se hace con los datos de la forma de pago empleada.
Es posible importar cuadernos bancarios para una conciliación posterior con los reportes del sistema.
Inventarios
Ayuda a gestionar con facilidad los productos disponibles en el almacén, con información de lote y precio. Permite cumplir los tiempos de producción establecidos y analizar los gastos con el fin de determinar posibles ahorros.
En el módulo se registran los datos de artículos, ajustes de inventarios, recuentos y traslados entre almacenes.
Producción
El módulo incluye todas las operaciones necesarias para la fabricación de los productos y su organización, lo que permite distribuirlos de forma eficaz.
MRP
Sirve de respaldo en la planificación de los pedidos de materiales para gestionar los procesos de producción.
Servicios
Almacena los datos de las compañías que ofrecen algún servicio a la empresa, los contratos con cada cliente y los temas relacionados con mantenimiento y reparaciones.
Recursos Humanos
Contiene la información importante de los trabajadores y colaboradores, considerando sus reportes de desempeño y planes de crecimiento.
Informes
Es una sección ubicada en cada módulo para recopilar los informes y permitir consultas ágiles.
La configuración de los módulos de SAP Business One depende de la organización de la empresa y las necesidades operativas del modelo de negocios aplicado.
Es importante que la compañía que ayude en la implementación del software tenga capacidad y experiencia para ofrecer las opciones que impulsen el crecimiento de las operaciones empresariales.
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Consideraciones necesarias
Costo
El costo de implementación inicial de SAP Business One es alto porque se requiere una infraestructura adecuada para aprovechar el potencial del software.
El precio del sistema incluye el soporte y la asesoría de los consultores que supervisan el proceso de implementación.
Tras la implementación, el sistema conlleva gastos regulares por concepto de soporte técnico, mantenimiento del software y actualizaciones.
Complejidad
El software ofrece una amplia gama de funcionalidades y posibilidades que se pueden adaptar de acuerdo con el crecimiento de la empresa, la industria en la que se desempeña y el negocio en sí. Aunque su implementación es muy detallada, es un ERP que los usuarios consideran fácil de manejar en comparación con NetSuite o Dynamics.
Capacitación
El sistema es objeto de actualización constante, por lo que quienes lo utilicen deben capacitarse continuamente par sacar el máximo provecho de sus funcionalidades y beneficios.
H&CO México ofrece capacitación para diferentes niveles de usuario.
Nómina
Aunque SAP Business One no dispone de un módulo específicamente dedicado a la nómina, desarrollamos un Add-On que cumple con las leyes mexicanas para proporcionar esta función.
