La temporada de impuestos puede ser un momento desalentador para los dueños de pequeñas empresas. Con leyes fiscales complejas, regulaciones cambiantes y el miedo constante a una auditoría, es crucial garantizar una preparación tributaria precisa y eficiente. En esta guía integral, lo guiaremos a través de los elementos esenciales de la preparación de impuestos comerciales, desde comprender los tipos de impuestos y los documentos necesarios, hasta elegir el software adecuado y trabajar con profesionales de impuestos.
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Comprender la preparación de impuestos comerciales
La preparación precisa de impuestos es esencial para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos fiscales y aprovechar al máximo todas las deducciones y créditos disponibles. Los impuestos comerciales pueden incluir impuestos sobre la renta, impuestos sobre la nómina, impuestos sobre las ventas y otros impuestos. Para hacer frente a estos impuestos, se necesitan varios documentos, como registros de ingresos y gastos, estados financieros, recibos y facturas, y registros de compra y disposición de activos para la preparación de los impuestos comerciales.
Los preparadores de impuestos juegan un papel importante en el proceso de preparación de los impuestos. Estos profesionales son responsables de preparar, presentar y ayudar con los formularios de impuestos generales, así como brindar apoyo a los contribuyentes en el trato con el IRS. Es obligatorio que todos los preparadores de impuestos pagados pasen el control de idoneidad y obtengan un PTIN (sus siglas en inglés Número de identificación de preparador de impuestos). La diferencia entre los preparadores de impuestos con derechos de representación ilimitados y aquellos con derechos de representación limitados radica en su autorización para representar a clientes en asuntos fiscales. Los preparadores de impuestos con derechos de representación ilimitados, como agentes registrados, CPA o abogados, pueden representar a clientes en auditorías, apelaciones y problemas de pago o cobro, mientras que aquellos sin estas credenciales tienen derechos de práctica limitados.
La importancia de una preparación de impuestos precisa
Una de las razones principales es garantizar que las empresas tengan la nómina adecuada y los gastos de impuestos sobre la nómina en sus registros contables. Al mantenerse en cumplimiento, las empresas pueden evitar posibles multas, sanciones e incluso la suspensión o disolución administrativa.
Por lo tanto, una preparación precisa permite que las empresas aprovechen al máximo todas las deducciones y créditos disponibles y, en última instancia, ahorren dinero en impuestos. Hay varios recursos disponibles para aprender sobre la preparación de los impuestos, como cursos educativos, profesionales de impuestos y software de impuestos.
Tipos de impuestos comerciales
Se aplican varios tipos incluido el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre las ventas. Los programas de depreciación se utilizan para calcular la depreciación de los activos que tiene una empresa al comienzo del año fiscal.
Luego de la aprobación del IRS como proveedor autorizado de archivos electrónicos, las empresas recibirán una carta de aceptación con el EFIN (por sus siglas en inglés - Número de identificación de presentación electrónica) asignado. En algunos estados, es posible que los preparadores de impuestos deban presentar una solicitud por separado para la presentación electrónica de declaraciones estatales.
Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia
Como propietario de una pequeña empresa, se le considera trabajador por cuenta propia, lo que significa que es responsable de pagar las porciones de ciertos impuestos tanto para el empleador como para el empleado. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia consiste principalmente en los impuestos de Medicare y del Seguro Social, conocidos colectivamente como los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). Debe pagar las partes de los impuestos FICA tanto para el empleador como para el empleado, que normalmente se dividen entre los empleadores y los empleados en el empleo tradicional. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se calcula en función de los ingresos netos del trabajo por cuenta propia, que son los ingresos totales de su negocio menos los gastos deducibles.
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Documentos esenciales para la preparación tributaria comercial
Los estados financieros, recibos y facturas, y los registros de compra y disposición de activos son esenciales para la preparación de los impuestos comerciales. Estos documentos brindan una visión integral de la salud financiera de una empresa y permiten a los preparadores tributarios informar con precisión los ingresos y gastos en las declaraciones de los impuestos.
Los extractos bancarios son fundamentales en la preparación de los impuestos comerciales, ya que ofrecen información sobre la actividad de ingresos y gastos durante el año. Los estados de cuenta de tarjetas de crédito pueden ser beneficiosos para los empresarios al momento de determinar los gastos diarios, como gasolina, estacionamiento, comidas, suministros, equipos y otros artículos, que pueden ser pertinentes al calcular las cancelaciones durante la temporada fiscal.
Estados financieros
Los estados financieros son cruciales para la preparación tributaria, ya que brindan una instantánea de la posición financiera de una empresa. Para presentar una declaración de impuestos comerciales, se debe proporcionar una copia del balance general, el estado de ingresos y el libro mayor.
Además de estos estados financieros, el preparador también puede requerir registros de ingresos y gastos, información de activos y préstamos, inventario total, informes comerciales financieros del año, la declaración de impuestos del año anterior, datos de nómina, cualquier información sobre acciones o bonos, así como como el número EIN o SSN.
Recibos y facturas
Los recibos y las facturas generalmente incluyen información sobre la fecha, el monto y los artículos comprados en la transacción. Además, también pueden incluir los nombres y la información de contacto tanto del vendedor como del comprador, así como los detalles de pago.
La organización y el almacenamiento de recibos y facturas se pueden lograr a través de varios métodos, como la implementación de un sistema de archivo, el escaneo de documentos o la utilización de un sistema de almacenamiento basado en la nube. Es imperativo mantener registros precisos de todos los recibos y facturas para cumplir con los requisitos de la ley fiscal.
Registros de compra y enajenación de activos
Los registros de compra y disposición de activos son importantes en la preparación de impuestos, ya que ayudan a determinar las ganancias o pérdidas en la venta de activos depreciables para fines de declaración de impuestos. Estos registros deben incluir detalles sobre el activo, la fecha de compra o disposición, el costo o los ingresos y cualquier información adicional relacionada con la transacción, como el método de disposición y las ganancias o pérdidas incurridas.
Al mantener registros precisos y actualizados de compra y disposición de activos, las empresas pueden asegurarse de informar con precisión sus ingresos y gastos en sus declaraciones y cumplir con las leyes fiscales.
Elegir el software para tributar adecuadamente
Los factores a considerar al seleccionar un software de impuestos para un negocio incluyen los tipos de declaraciones, el volumen de las declaraciones y las restricciones presupuestarias. Al elegir el software de impuestos adecuado, los dueños de negocios pueden optimizar su proceso de preparación tributaria reducir los riesgos de errores y garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales.
Comparación de opciones populares de softwares
Algunas opciones comunes de software de impuestos para propietarios de pequeñas empresas incluyen TurboTax, H&R Block, TaxAct y TaxSlayer. Estas populares soluciones que brindan características tales como presentación automatizada, orientación paso a paso y la capacidad de importar datos de otro software. El costo de estas opciones de software de impuestos varía según las funciones y los servicios proporcionados.
Al evaluar el software para sus impuestos, también es importante tener en cuenta las opciones de atención al cliente disponibles, como teléfono, correo electrónico y chat en vivo, para garantizar que tenga acceso a la asistencia cuando sea necesario. Si tiene un negocio en crecimiento, también debe tener en cuenta si la compañía de software ofrece soporte de CPA para que sepa que está tratando con un contador público certificado.
Factores a considerar al elegir un software de impuestos
Al seleccionar un software de impuestos, es importante tener en cuenta la compatibilidad con todos los dispositivos, incluidos los de escritorio, portátiles, tabletas y móviles. Esto garantiza que pueda acceder a su software y datos de impuestos desde cualquier dispositivo, lo que hace que la preparación impositiva sea más conveniente y eficiente.
Otro factor crucial a considerar es la capacidad del software para presentar diferentes tipos de declaraciones de impuestos, incluidas declaraciones individuales, corporativas y de sociedades. Al tener en cuenta estos factores, los dueños de negocios pueden elegir el software de impuestos que mejor se adapte a sus necesidades y garantice una preparación precisa y eficiente.
Trabajar con profesionales de impuestos
Contratar los servicios de un profesional de impuestos puede ser invaluable para los propietarios de pequeñas empresas que enfrentan situaciones fiscales complejas, carecen de experiencia en estas leyes, trabajan por cuenta propia, planean detallar sus impuestos o han tenido experiencias insatisfactorias con software o servicios de terceros en el pasado. A su vez, un CPA puede ayudarlo con las estrategias de planificación fiscal para optimizar sus ahorros fiscales y representarlo en los tratos con el IRS
Para encontrar el profesional de impuestos adecuado para su empresa, es importante tener en cuenta sus calificaciones, experiencia y honorarios, así como su conocimiento de las leyes y regulaciones fiscales más recientes.
Cuándo contratar un profesional de impuestos
Contratar a un profesional de impuestos antes de la temporada de impuestos permite a las empresas tomar medidas preventivas para garantizar que sus impuestos se presenten con precisión y a tiempo.
Además, trabajar con un profesional de impuestos puede ayudar a las empresas a navegar situaciones fiscales complejas, como presentar declaraciones múltiples, declaraciones para varios estados, declaraciones para múltiples empresas, declaraciones para empresas con múltiples propietarios y declaraciones para empresas con operaciones internacionales. Al contratar a un profesional de impuestos, los dueños de negocios pueden ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores y aprovechar el asesoramiento de expertos para optimizar sus ahorros de impuestos.
Encontrar el preparador de impuestos adecuado
Primero, busque un preparador de impuestos con las calificaciones y la experiencia adecuadas, como un agente inscrito, un contador público certificado o un abogado. También es importante verificar que el preparador de impuestos tenga un PTIN válido, según lo exige el IRS. Además, considere las habilidades de comunicación y el historial de integridad de los posibles preparadores fiscales, así como su capacidad para responder cualquier pregunta y brindar asesoramiento.
Estrategias de planificación tributaria para pequeñas empresas
Al reducir los ingresos generales, aumentar las deducciones fiscales, aprovechar los créditos fiscales, emplear a miembros de la familia, iniciar un plan de jubilación, ahorrar dinero para las necesidades de atención médica, cambiar la estructura empresarial, deducir los gastos de viaje e invertir en empresas que pagan dividendos, las pequeñas empresas pueden optimizar sus ahorros fiscales implementando estas estrategias para reducir su carga fiscal y garantizar el cumplimiento de las leyes tributarias.
Maximización de deducciones y créditos
Las pequeñas empresas pueden ser elegibles para reclamar deducciones por diversos gastos, como costos iniciales y organizacionales, inventario, servicios públicos, seguros, alquiler de propiedad comercial, gastos de automóviles, alquiler y depreciación de equipos y maquinaria, comidas de negocios, gastos de viaje relacionados con el trabajo, uso del automóvil relacionado con el trabajo, gastos de oficina en el hogar, suministros de oficina, gastos de teléfono e Internet, intereses comerciales y tarifas bancarias.
Para reclamar estas deducciones y créditos, las empresas deben proporcionar la documentación adecuada para verificar los gastos que reclaman, como recibos, facturas, extractos bancarios y otros documentos relevantes.
Estructuras comerciales eficientes desde el punto de vista fiscal
Elegir la estructura comercial más eficiente desde el punto de vista fiscal es otro aspecto importante de la planificación fiscal para las pequeñas empresas. Las estructuras comerciales eficientes desde el punto de vista fiscal incluyen corporaciones S, LLC y corporaciones C.
Las corporaciones S están diseñadas para evitar la doble tributación, ya que la empresa en sí no paga impuestos sobre sus ganancias y las ganancias se asignan a los accionistas, quienes pagan impuestos sobre sus rendimientos individuales. Son la única estructura de impuestos comerciales que permite la existencia perpetua y pueden emitir múltiples clases de acciones, lo que puede ser ventajoso para la obtención de capital.
Las LLC ofrecen una combinación de las características de responsabilidad limitada de una corporación y las eficiencias tributarias asociadas con una sociedad, con la empresa en sí misma no sujeta a impuestos sobre sus ganancias, y estas ganancias se transfieren a los miembros, quienes deben pagar impuestos sobre sus declaraciones individuales. Al seleccionar la estructura empresarial más eficiente desde el punto de vista fiscal, los empresarios pueden reducir su obligación fiscal y optimizar sus ahorros fiscales.
Mantenerse en cumplimiento con las leyes tributarias
Las empresas deben cumplir con varias leyes fiscales,por ejemplo, la declaración de impuestos federal sobre la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los impuestos sobre el empleo, los especiales y los estatales y locales, según su estructura y ubicación.
El seguimiento de los cambios en las leyes fiscales es fundamental, ya que pueden influir drásticamente en la obligación fiscal de una empresa. Mantenerse al tanto de los cambios en las leyes fiscales puede ayudar a las empresas a minimizar su carga fiscal y cumplir con todas las leyes aplicables.
Seguimiento de los cambios en la legislación fiscal
Al monitorear los cambios en las leyes fiscales, las empresas pueden capitalizar nuevas deducciones y créditos y garantizar el cumplimiento de las nuevas leyes.
Las estrategias para mantenerse informado sobre las modificaciones de la ley tributaria incluyen suscribirse a boletines y alertas del IRS y otras autoridades tributarias, participar en seminarios y seminarios web, y consultar con un especialista en impuestos. Al mantenerse actualizados sobre los cambios en la ley tributaria, los dueños de negocios pueden asegurarse de aprovechar todas las deducciones y créditos disponibles y, en última instancia, ahorrar dinero en impuestos.
Las mejores prácticas para el mantenimiento de registros
Las prácticas recomendadas para el mantenimiento de registros incluyen, por ejemplo, la incorporación de un sistema confiable de administración de documentos, la copia de seguridad y la protección de los registros comerciales, la familiarización con el ciclo de vida de los registros, la verificación de los mandatos de retención de registros, la selección de software de contabilidad y nómina que genera registros, la comparación de registros con las transacciones durante las conciliaciones bancarias y el mantenimiento de registros claros de ingresos, gastos, empleados, documentos fiscales y cuentas.
Preparación para una auditoría del IRS
Si bien la perspectiva de una auditoría del IRS puede ser desalentadora para los dueños de negocios, comprender los desencadenantes comunes y cómo responder adecuadamente puede ayudar a aliviar parte del estrés asociado con una auditoría. El IRS ha desarrollado una Lista de Verificación de Impuestos-Seguridad-Juntos para ayudar a identificar posibles factores desencadenantes de una auditoría.
Desencadenantes comunes para las auditorías
Los desencadenantes comunes para las auditorías del IRS incluyen tener un ingreso alto, reclamar deducciones sustanciales, errores matemáticos, ingresos no declarados y una gran cantidad de deducciones. Otros desencadenantes son afirmar el 100% del uso comercial de un vehículo, negocios en efectivo, grandes cantidades de activos extranjeros y grandes depósitos en efectivo.
Respondiendo a una auditoría
Para prepararse para una auditoría, recopile por ejemplo, todos los documentos e información pertinentes que el IRS pueda solicitar, como estados financieros, recibos y facturas, registros de adquisición y disposición de activos y otros documentos relacionados con sus impuestos comerciales.
Comuníquese con el IRS por teléfono o envíe una carta de respuesta de auditoría dentro de los 30 días posteriores a la recepción. El proceso de auditoría generalmente implica una revisión de sus documentos y registros para determinar la precisión de sus ingresos y gastos informados, y también puede solicitar información o documentos adicionales.
Resumen
En conclusión, la preparación de impuestos precisa es crucial para que los propietarios de pequeñas empresas garanticen el cumplimiento de las leyes fiscales, maximicen las deducciones y los créditos y minimicen el riesgo de una auditoría. Al comprender los diferentes tipos de impuestos, mantener documentos esenciales, elegir el software o profesional de impuestos adecuado, emplear estrategias de planificación fiscal y mantenerse al día con los cambios en la ley fiscal, los propietarios de pequeñas empresas pueden navegar las complejidades de la temporada de impuestos con confianza. Recuerde, invertir tiempo y esfuerzo en la preparación adecuada de impuestos no solo ahorra dinero en impuestos, sino que también salvaguarda la salud financiera y la reputación de su empresa a largo plazo.
Cómo podemos ayudar
En H&CO, contamos con un equipo de profesionales de impuestos internacionales que pueden ayudarlo con la preparación del impuesto sobre la renta de su pequeña empresa. Nuestros CPAs pueden ayudarlo con sus declaraciones de impuestos sobre la renta corporativa, declaraciones de impuestos sobre la renta de sociedades y otras declaraciones de impuestos relacionadas con su negocio. Por lo tanto, ofrecemos servicios integrales, como la preparación de impuestos sobre la renta internacionales, incluida la preparación de declaraciones de impuestos federales y estatales. También podemos ayudarlo con servicios de planificación de impuestos sobre la renta, estructuración de entidades y servicios de asesoría tecnológica.
Puede hablar con nuestros CPA en nuestras oficinas de Miami, Coral Gables, Aventura o Fort Lauderdale.
Preguntas frecuentes
¿Puedo preparar mis propios impuestos comerciales?
Sí, si se siente cómodo entendiendo el código tributario y navegando a través de requisitos de presentación complejos, ciertamente puede preparar suéstos manejan mejor aquellos impuestos comerciales complicados.
¿Cuánto tengo que ganar para declarar impuestos?
Las pequeñas empresas generalmente necesitan un rendimiento de sus ganancias por cuenta propia de al menos $400 al año. Sin embargo, la mayoría que se transmite a través de entidades comerciales incluye propietarios únicos y S-Corporations. Los requisitos de presentación para una declaración de impuestos sobre la renta personal varían según el estado civil, la retención de ingresos y los ingresos por impuestos sobre la renta.
¿Qué es el calendario C?
Este es el calendario que usan los propietarios individuales para informar sus ingresos y gastos relacionados con su pequeña empresa.
