Compliance: como está essa prática na sua empresa?

Compliance, se você ainda não tem, deveria ter. Afinal, com as diversas normas e regras a serem seguidas sobre leis trabalhistas, ambientais, padrões de qualidade, jurídicas, entre tantas outras, é crucial ter um controle e asseguramento do cumprimento dessas ações.

Para isso, o compliance vem para ajudar as organizações nessa jornada. No entanto, engana-se quem pensa que o conceito se restringe apenas ao processo de conformidade com leis.

Na prática, ele atua como uma forma de autorregulação através de normas de condutas que determinam valores éticos e de convivência na organização. Por isso, reforça-se sempre a importância de ter os princípios da modalidade instaurados na companhia.

Entretanto, estamos diante de um dilema. De acordo com a pesquisa “Maturidade do Compliance no Brasil”, realizada pela KPMG, 64% das empresas no país realizam algum tipo de ação de compliance.

À primeira vista, o número parece ser expressivo. Mas, se comparado com o fato que, dentre todos os entrevistados, 71% acreditam que as ações internas da empresa, mesmo sendo eficientes, podem melhorar, torna o resultado relativamente baixo.

Dessa forma, mais do que compreender a importância do compliance nas empresas, é necessário saber como aplicá-lo corretamente, a fim de obter resultados promissores de uma gestão assertiva.

Por isso, se sua empresa ainda não tem um planejamento de compliance, ao longo desse texto irá compreender as suas vantagens e aprender o passo a passo de sua implementação. Antes, confira os tópicos:

• Qual a definição de compliance?
• Quais os principais desafios para implementar o compliance?
• Como fazer a implementação de compliance?
• Por que as empresas precisam do compliance?

Boa leitura!

Qual a definição de compliance?

O compliance é mais uma palavra em inglês que incorporamos no nosso dia a dia. O termo tem origem do verbo “to comply”, cuja tradução é “fazer cumprir”. No mundo corporativo, pode ser compreendido como “estar em conformidade”.

Engana-se quem pensa que este é um conceito relativamente novo, uma vez que surgiu ainda no século XX. Isso porque, as empresas norte-americanas começaram a se preocupar com as regras instituídas pelo governo que precisavam ser seguidas.

Assim, a partir da década de 70, foram criadas regras com o intuito de evitar e aplicar punição a práticas de suborno no comércio internacional. Diante disso, as empresas que tivessem em seus planos expandir sua atuação, precisariam estar em conformidade com esses requisitos, o que as levou a criar departamentos de compliance.

E no Brasil? No nosso país, o compliance passou a ser adotado nas empresas no final da década de 1990 e início dos anos 2000, tendo como base modelos aplicados por multinacionais – com a influência da Lei Sarbanes-Oxley.

A princípio, os programas de compliance também eram voltados para cumprimento de regras e normas, passando apenas mais tarde a integrar a prevenção de danos à administração pública.

Tendo em vista os fatores históricos que acompanham o surgimento do compliance, o método vai além de cumprir, e reforça outros cuidados para companhia, como a gestão de riscos.

Quais os principais desafios para implementar o compliance?

Nem tudo são flores. Certamente, a ideia de que o compliance vem como importante auxiliador em garantir o cumprimento de normas pré-estabelecidas, brilha os olhos. Mas, nessa trajetória, destacam-se alguns desafios, sobretudo, os receios de mudanças.

O compliance vem para solucionar gargalos que precisam ser removidos, promovendo uma mudança estrutural dos processos. Diante disso, essa acaba sendo a principal dificuldade, tendo em vista a resistência que acomete a maioria das organizações.

Ao mesmo tempo que o programa visa obedecer aos moldes legislativos, o mesmo também deve ocorrer internamente, respeitando as particularidades da empresa. Deste modo, após criar o projeto de compliance, é fundamental que ele seja colocado em prática em concordância com o segmento de atuação da empresa.

Além disso, o compliance precisa ser acolhido por todos os colaboradores, o que é possível a partir de uma comunicação clara com os membros. Essa etapa também é considerada primordial, já que a prática não deve fazer parte apenas da rotina da alta gestão.

Não à toa, essa etapa pode ser considerada como uma das desafiadoras, já que os funcionários precisam estar convencidos que o compliance não irá agregar apenas benefícios tributários, mas também no melhor clima e cultura organizacional.

Ou seja, os desafios de implementá-lo vão desde a parte estrutural, até mesmo a abrangência entre a equipe. Entretanto, essas barreiras não devem ser consideradas impedimentos, mas sim estimuladoras.

Como fazer a implementação de compliance?

Mesmo o compliance tendo suas origens internacionais, sua implementação se difere de demais exemplos. Isso porque, o programa é criado pela própria empresa que determina métodos para controlar, detectar e, até mesmo, corrigir possíveis desvios de conduta.

Ainda, mesmo com essas particularidades, a implementação de um programa de compliance também irá depender de fatores como tamanho da empresa e cultura organizacional.

Sendo assim, precisamos enfatizar que toda e qualquer mudança gera desconfortos. Porém, para que o compliance atinja o resultado esperado, é importante seguir alguns passos. Confira abaixo:

Realize uma análise de dados

Antes de dar o ponta pé inicial, é preciso realizar uma avaliação aprofundada de todos os problemas que a organização possa estar sujeita de acordo com a sua área de atuação.

Essa análise dará um direcionamento do status atual da companhia, que irá ajudar na definição de metas.

Faça um plano de ação

Estratégias fazem parte do cotidiano empresarial e, sem elas, nenhum negócio sobrevive. E, em se tratando da implementação do programa de compliance, não seria diferente.

Nesse plano, é preciso determinar cada etapa e como será realizada, além de considerar a capacitação da equipe como ponto central.

Estabeleça um código de conduta

É preciso deixar de forma clara e objetiva a preparação do documento que seja pertinente ao momento vivido pela organização. Ou seja, nada de ficar enfeitando o texto com belas palavras, é preciso que haja um valor e significado aos valores e necessidades estabelecidas.

Crie canais de comunicação

Mais do que criar um código de conduta, ele precisa ser colocado em prática. Assim, deve-se criar canais para eventuais denúncias ou análises circunstanciais. Vale lembrar que esses meios precisam ser abertos tanto para o público interno quanto externo.

Treine os colaboradores

Que os funcionários precisam manter a sua responsabilidade acerca de seus atos, todos sabemos. Porém, todos precisam aderir ao programa de compliance.

E, para isso, é fundamental realizar treinamentos periódicos e campanhas de conscientização com a comunicação interna.

Acompanhe o funcionamento do sistema

Não basta apenas inseri-lo, é preciso também acompanhar as operações e testar cada um dos componentes do software constantemente para garantir sua eficácia dos pilares do compliance.

Avalie e corrija os problemas

O compliance não se restringe apenas uma ferramenta para cuidados, mas vem com o intuito de propor mudanças permanentes nas condutas da empresa. Por isso, ao serem apontados onde estão os problemas, é preciso colocar a mão na masse e solucioná-los.

Cada uma dessas etapas ajuda no processo de inclusão do compliance da empresa, assim como dá maior garantia da obtenção de resultados assertivos e desempenho promissor.

Por que as empresas precisam do compliance?

Tendo em vista as complexidades que fazem parte da gestão de empresas no Brasil, o compliance é melhor forma de garantir que não irá ocorrer irregularidades processuais que podem resultar em multas entre outros agravantes.

Afinal, seu propósito nada mais é do que assegurar a integridade e a ética organizacional, além de guiar aqueles que se relacionam para, assim, evitar, detectar, e tratar um desvio ou inconsistência corporativa.

Sendo assim, levando em conta o cenário de instabilidade em que vemos grandes monopólios sendo penalizados por deixarem passar erros que resultaram em suas falências, o compliance vem como mais uma forma de auxílio e proteção.

Assim, as empresas que buscam obter mais estabilidade e transparência em seus processos, bem como o maior controle operacional, ele se destaca como o auxílio principal.

Sua mudança ocorre de dentro para fora, o que ajuda que sejam visualizados onde estão os problemas e solucioná-los de forma rápida, bem como evitar conflitos futuros que resultem em prejuízos.

É importante lembrar que a implementação do compliance está longe de ser uma coisa simples de ser feita, mas com o apoio de um time experiente, pode ficar mais simples.

Por isso, a H&CO está aqui para ajudar!

Com mais de 30 anos de atuação, a H&CO atua com foco em oferecer um atendimento profissional e de alta qualidade em tempo hábil. Não à toa que a empresa, presente em 15 países, conta com uma equipe de mais de 500 colaboradores e mais de 12 mil clientes em todo o mundo.

As áreas de serviços da empresa incluem contábil, staffing, gestão de entidades, além de realizar a implementação do SAP Business One, software de gestão da multinacional alemã.

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Conclusão

O compliance vem se configurando como a estratégia principal para garantir o melhor desempenho e controle operacional. Sua aplicação permite que a empresa possa se prevenir de possíveis fatores de riscos, além de ter mais bem definido os seus planos de ação.

Considerando que sua atuação ocorre de dentro para a fora, os riscos podem ser eliminados desde o ponto alto da empresa até os detalhes mais minuciosos.

Nesse processo, é importante seguir passo a passo cada etapa, e garantir total acompanhamento.

Por essas e outras razões, podemos afirmar que aqueles que ainda não o possuem, precisam o quanto antes recorrer ao compliance e usufruir de seus ganhos e benefícios.

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