La importancia de una contabilidad fiscal precisa para las empresas

¿Sabía que una contabilidad fiscal empresarial precisa puede hacer prosperar o deshacer una empresa? Las obligaciones fiscales pueden ser un aspecto desalentador al administrar una empresa, pero con el conocimiento y la orientación adecuados, no tiene por qué serlo.

En esta publicación de blog, lo guiaremos a través de los aspectos esenciales de la contabilidad fiscal comercial, desde elegir la estructura comercial adecuada hasta la contabilidad, la presentación y el pago de impuestos. Al final, tendrá una comprensión sólida de las obligaciones contables y fiscales de su empresa y estará mejor equipado para decidir cómo maximizar las ganancias y minimizar los pasivos.

Entonces, ¿por qué es tan crucial para las pequeñas empresas una contabilidad fiscal empresarial precisa? Para empezar, puede ayudarle a maximizar las deducciones y créditos comerciales de su negocio, evitar sanciones, reducir impuestos y mejorar la toma de decisiones financieras. Además, es esencial garantizar la salud financiera y la situación jurídica de su empresa o negocio para lograr el éxito y la estabilidad a largo plazo.

La importancia de una contabilidad fiscal empresarial precisa

En primer lugar, asegura el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios establecidos por las autoridades fiscales. Al mantener registros contables precisos y calcular correctamente los impuestos adeudados, las empresas pueden evitar sanciones, multas y problemas legales. En segundo lugar, unos informes financieros precisos permiten a las empresas gestionar eficazmente sus finanzas y tomar decisiones informadas.

Cualquier función contable se puede subcontratar a la mayoría de las empresas de contadores públicos o proveedores de servicios de contabilidad subcontratados. Al trabajar con un proveedor de servicios de contabilidad subcontratado, las empresas pueden asignar recursos de manera eficiente, planificar el pago de impuestos y optimizar sus estrategias financieras generales. Con una contabilidad precisa, puede generar indicadores clave de desempeño para rastrear y analizar el desempeño de su negocio.

Métodos contables del impuesto sobre la renta

Los métodos contables del impuesto a las ganancias se refieren a los enfoques utilizados para reconocer y declarar los ingresos y gastos imponibles. Hay dos métodos principales de contabilidad del impuesto sobre la renta: contabilidad de caja y contabilidad acumulada. Aquí hay una descripción general de cada método:

Contabilidad de caja

Este método se centra en las entradas y salidas de efectivo reales relacionadas con las actividades comerciales. Es relativamente sencillo y adecuado para pequeñas empresas con transacciones financieras sencillas. La contabilidad de efectivo no considera las cuentas por cobrar ni las cuentas por pagar para calcular los ingresos del negocio.

Contabilidad en base devengada

La contabilidad en valores devengados reconoce los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo se recibe o paga el efectivo. Este método proporciona una imagen más precisa del desempeño financiero de una empresa al hacer coincidir los ingresos con los gastos relacionados en el mismo período contable. Generalmente es necesario para empresas más grandes y, a menudo, se utiliza con fines de presentación de informes financieros.

Preparación de estados financieros para fines fiscales

La preparación de estados financieros para fines tributarios incluye balances generales, estados de resultados, flujos de efectivo y estados de capital contable.

Hoja de balance

El balance proporciona una descripción general de la situación financiera de una empresa en un momento determinado, incluidos los activos, pasivos y capital.

Estado de resultados

Un estado de resultados es un estado financiero que detalla los ingresos, gastos y ganancias de una empresa durante un período de tiempo específico.

Estado de flujos de efectivo

Un estado de flujo de efectivo es un estado financiero que describe las entradas y salidas de efectivo de una empresa durante un período de tiempo específico.

Estado de capital contable

Un estado del capital contable es un estado financiero que describe los cambios en el capital contable de una empresa durante un período de tiempo determinado.

Servicios Contables Subcontratados

En lugar de tener un departamento de contabilidad interno, la empresa contrata a una firma especializada que tiene experiencia en contabilidad y gestión financiera. Algunas de las ventajas incluyen ahorro de costos, experiencia y conocimiento especializado, enfoque en actividades principales, escalabilidad y flexibilidad, acceso a tecnología avanzada y mitigación de riesgos y cumplimiento: los proveedores de servicios de contabilidad conocen bien las regulaciones financieras, las leyes tributarias y los requisitos de cumplimiento.

Proceso de servicios contables subcontratados de H&CO

El proceso de servicios contables subcontratados que sigue H&CO se puede resumir de la siguiente manera:

1. Consulta inicial: realizamos una consulta inicial con los propietarios de empresas para comprender sus objetivos, necesidades comerciales, necesidades contables, desafíos e industria comercial. Esto ayuda a determinar el alcance del trabajo y desarrollar una solución contable personalizada.
2. Carta de compromiso: presentamos una carta de compromiso o acuerdo de servicio que describe los servicios, entregables, cronogramas, estructura de precios y términos y condiciones acordados. El acuerdo garantiza claridad y establece expectativas para ambas partes.
3. Recopilación y configuración de datos: trabajamos con el cliente para recopilar y organizar registros financieros, extractos bancarios, facturas y otros documentos relevantes. Pueden proporcionar opciones seguras para compartir archivos o utilizar software de contabilidad basado en la nube para facilitar el acceso y la colaboración.
4. Configuración del software de contabilidad: si es necesario, H&CO ayuda a configurar el software de contabilidad para el cliente, configurar el plan de cuentas e integrar las aplicaciones de terceros necesarias. H&CO lleva más de 30 años instalando e implementando software de contabilidad.
5. Contabilidad continua: nosotros realizamos tareas de contabilidad periódicas, incluido el registro de transacciones, la conciliación de cuentas bancarias, la gestión de cuentas por pagar y por cobrar y el mantenimiento de registros financieros precisos. Podemos apoyar a su departamento de contabilidad con su contabilidad e informes financieros para que pueda alcanzar sus objetivos comerciales.
6. Informes financieros: preparamos y presentamos informes financieros periódicos al cliente, como estados de resultados, balances, estados de flujo de efectivo e informes de gestión personalizados. Estos informes brindan información sobre la salud financiera y el desempeño del negocio del cliente.
7. Cumplimiento fiscal: garantizamos el cumplimiento de las normas fiscales mediante la preparación y presentación de declaraciones de impuestos precisas en nombre del cliente. Se mantienen actualizados sobre los cambios en las leyes tributarias y se aprovechan las deducciones, créditos y exenciones disponibles para optimizar los resultados tributarios.
8. Procesamiento de nómina: si es necesario, manejamos el procesamiento de nómina, incluido el cálculo de los salarios de los empleados, la gestión de los impuestos sobre la nómina y la preparación de informes de nómina. Garantizamos el cumplimiento de las regulaciones del impuesto sobre el empleo y ayudan con las presentaciones relacionadas con la nómina.
9. Comunicación y soporte continuos: mantenemos una comunicación regular con el cliente para abordar consultas, brindamos información financiera y ofrecemos orientación sobre asuntos financieros.
10. Cumplimiento y seguridad: priorizamos la seguridad de los datos y garantizamos el cumplimiento de las normas de privacidad. Implementan sólidas medidas de seguridad, incluido el cifrado y controles de acceso, para proteger los datos de los clientes.

Soluciones de software contable

Hay soluciones de software de contabilidad disponibles para ayudar a las empresas a presupuestar y realizar un seguimiento de los ingresos y gastos durante los períodos contables, así como a generar estados financieros. Las soluciones de software de contabilidad populares para empresas incluyen QuickBooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books, SAP Business One y Oracle NetSuite.

Cada software puede ayudar a su equipo de contabilidad a procesar transacciones, las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa, y a preparar estados financieros como balances, estados de resultados y flujos de efectivo.

Recomendamos que todas las empresas inviertan en una versión básica de un sistema de contabilidad, ya que es fácil de usar, rentable y ayuda a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos. Un sistema de contabilidad basado en la nube ayuda a las empresas a gestionar y controlar eficazmente los ingresos y gastos, así como a generar los estados financieros necesarios. Luego, a medida que su negocio crezca y se desarrolle, deberá invertir dinero en un ERP potente como SAP u Oracle.

La contabilidad comercial ayuda a maximizar las deducciones y los créditos

Al establecer buenas prácticas de contabilidad empresarial, los propietarios de pequeñas empresas pueden aprovechar las deducciones y créditos comerciales para reducir sus ingresos imponibles. Los gastos comerciales que se consideran ordinarios y necesarios para el funcionamiento del negocio generalmente son deducibles de impuestos.

Los créditos fiscales son un tipo de incentivo fiscal que permite a los contribuyentes reducir su obligación tributaria. Hay varios créditos fiscales disponibles para las pequeñas empresas.

Contabilidad de impuestos comerciales: de la contabilidad a la presentación y pago de impuestos de su empresa

La contabilidad fiscal empresarial se refiere al área especializada de la contabilidad que se centra en gestionar y presentar la información financiera relacionada con los impuestos de una empresa. Cuando se trata de pagar y presentar impuestos, las empresas deben seguir procedimientos contables y fiscales específicos para garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales. Estos son los pasos clave involucrados:

1. Elegir su entidad comercial a efectos fiscales: el primer paso es identificar el tipo de entidad comercial que opera. Las entidades comerciales comunes incluyen empresas unipersonales, sociedades, compañías de responsabilidad limitada (LLC), corporaciones S y corporaciones C. Cada entidad tiene diferentes obligaciones tributarias y requisitos de presentación. Al elegir la entidad, también debe considerar sus objetivos y necesidades comerciales.
2. Obtenga un número de identificación de empleador (EIN): la mayoría de las empresas, excepto los propietarios únicos, necesitan obtener un EIN del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Este identificador único se utiliza a efectos fiscales y es necesario para presentar declaraciones de impuestos.
3. Mantenga registros financieros precisos: las empresas deben mantener registros financieros organizados y precisos, incluidos ingresos, gastos, recibos, facturas y extractos bancarios. Un buen mantenimiento de registros garantiza que tenga la documentación necesaria para respaldar sus declaraciones de impuestos.
4. Determine sus obligaciones tributarias: Es posible que se apliquen diferentes impuestos a su negocio, como el impuesto sobre la renta, los impuestos sobre el empleo (incluidos los impuestos del Seguro Social y Medicare), el impuesto sobre las ventas y el impuesto especial. Comprenda las obligaciones tributarias específicas aplicables a su negocio en función de sus actividades y ubicación.
5. Determine su frecuencia de presentación: Dependiendo de la estructura de su negocio y sus obligaciones tributarias, es posible que deba presentar sus impuestos anualmente, trimestralmente o en un cronograma diferente. Revise los requisitos para su situación específica para asegurarse de cumplir con los plazos para presentar y pagar impuestos.
6. Calcule los ingresos imponibles: determine los ingresos imponibles de su empresa restando los gastos, deducciones y créditos elegibles de sus ingresos totales. Consulte las regulaciones tributarias para asegurarse de que está calculando correctamente su ingreso imponible.
7. Complete los formularios de impuestos correspondientes: según la estructura de su negocio y sus obligaciones tributarias, deberá completar los formularios de impuestos correspondientes. Por ejemplo, los propietarios únicos presentan el Anexo C con su declaración de impuestos individual, mientras que las corporaciones presentan el Formulario 1120. Consulte al IRS o a los asesores fiscales para conocer los formularios específicos requeridos.
8. Presente sus declaraciones de impuestos: prepare y envíe sus declaraciones de impuestos a la autoridad fiscal correspondiente antes de la fecha límite de presentación. Asegúrese de que se incluyan todos los formularios y cronogramas requeridos, junto con cualquier documentación de respaldo solicitada. Si sus recursos existentes son limitados, debe subcontratar sus requisitos de presentación a una firma de contadores públicos.
9. Pague sus impuestos: calcule la cantidad de impuestos adeudados en función de su ingreso imponible y las tasas impositivas aplicables. Presentar el pago a la autoridad fiscal correspondiente antes de la fecha de vencimiento. Hay diferentes opciones de pago disponibles, como transferencia electrónica de fondos, tarjeta de crédito/débito o envío de un cheque por correo.

Elegir la estructura empresarial adecuada

Las empresas unipersonales, las sociedades, las LLC y las corporaciones tienen diferentes implicaciones fiscales. Un asesor fiscal puede ayudarle con las implicaciones fiscales de cada estructura empresarial.

Al seleccionar una estructura empresarial, las consideraciones de responsabilidad son de suma importancia, ya que algunas de estas entidades pueden responsabilizar personalmente a los propietarios por las deudas comerciales. Debe consultar con un abogado de los Estados Unidos antes de elegir su entidad comercial.

Prácticas esenciales de conservación de registros

Estas prácticas ayudan a garantizar el cumplimiento legal, facilitan operaciones eficientes y proporcionan una fuente confiable de información para referencia futura. Asegúrese de que los registros se ingresen de manera consistente y precisa en el sistema.

Establecer pautas y procedimientos claros para registrar información, incluidas convenciones de nomenclatura, formatos de datos y estándares de metadatos. Brindar capacitación a los empleados sobre prácticas adecuadas de mantenimiento de registros y la importancia de mantener registros precisos.

Documente sus políticas y procedimientos de mantenimiento de registros de manera clara y accesible, poniéndolos a disposición de los miembros relevantes del personal. Los proveedores de servicios de contabilidad subcontratados pueden ayudarle con las necesidades de práctica de mantenimiento de registros de su empresa.

Organización de recibos y documentos

Las empresas deberían invertir en servicios de almacenamiento digital para organizar eficazmente los recibos y documentos. 

El uso de una cuenta comercial y una tarjeta de crédito puede ayudar a las empresas a controlar los gastos y las deducciones. Las empresas deben incluir notas útiles en los recibos, como el propósito de la compra y la fecha de la compra. Se recomienda que las empresas mantengan los recibos durante un mínimo de 7 años.

Contratación de un CPA (Contador Público Certificado)

Se recomienda contratar un contador público certificado para pequeñas empresas con leyes fiscales complicadas.  Además de llevar la contabilidad, preparar los estados financieros y presentar la declaración de impuestos, los contadores pueden ayudarle a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos del negocio, procesar transacciones, hacer sus cuentas por cobrar y por pagar, ayudarlo con la planificación financiera del negocio, monitorear el flujo de efectivo y calcular el negocio, ingresos sujetos a impuestos y ayudarle a alcanzar sus objetivos comerciales.

Función contable

La función contable dentro de una empresa implica el registro, análisis, interpretación y presentación de informes de información financiera. Desempeña un papel crucial en el seguimiento y la gestión de las transacciones financieras de una empresa, garantizando registros financieros precisos y proporcionando información relevante para la toma de decisiones. La subcontratación de funciones contables es una práctica común para muchas empresas, ya que ofrece varios beneficios, como ahorro de costos, acceso a experiencia especializada, mayor eficiencia y mejor enfoque en las actividades comerciales principales.

Estas son algunas funciones contables que comúnmente se subcontratan:

• contabilidad,
• procesamiento de nóminas,
• preparación de impuestos,
• elaboración de presupuestos y planificación,
• preparación de estados financieros,
• cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
• preparación de los indicadores clave de desempeño de la empresa,
• transacciones del proceso de auditoría interna y cualquier otra función contable.

El departamento de contabilidad de su empresa puede realizar algunas de estas funciones contables, mientras que otras funciones contables se pueden subcontratar. Su equipo contable debe estar formado por contadores internos y contadores subcontratados.

Consideraciones impositivas internacionales

Las consideraciones fiscales internacionales son importantes para las empresas que operan en varios países, ya que las reglas y regulaciones varían según la jurisdicción. Las empresas deben tener en cuenta las leyes fiscales de varios países, los tratados fiscales y la estructuración global para reducir su tasa impositiva efectiva global.

También deberían tener en cuenta las actividades de los empleados remotos y los obstáculos fiscales que presenta la digitalización. El departamento de contabilidad de su empresa debe buscar el apoyo de asesores fiscales internacionales calificados.

Cómo podemos ayudarle

En H&CO, contamos con un equipo de profesionales en impuestos (CPA) con experiencia que pueden ayudarlo con las funciones de contabilidad de su empresa. Nuestro equipo de contadores y expertos en impuestos puede ayudarlo con sus procesos contables, presentar sus formularios de impuestos comerciales, comprender los últimos cambios en las leyes y regulaciones tributarias, maximizar las deducciones y créditos disponibles para usted y calcular correctamente los ingresos imponibles de su negocio y su obligación tributaria general.

Puede leer más sobre sobre nuestros otros servicios de impuestos comerciales donde explicamos de qué va el servicio. Si está interesado en algunos de nuestros otros servicios de impuestos internacionales, impuestos a personas físicas u otros ¡Estamos listos para un compromiso exitoso en este lado del mundo!