La viabilidad y el rendimiento de cualquier empresa dependen de la capacidad para gestionar de forma adecuada sus finanzas, mediante el seguimiento preciso y constante de los ingresos de dinero y pagos efectuados.
Entre los módulos de SAP Business One, el asistente de pagos sirve como herramienta para llevar a cabo estas importantes labores. Por eso, en este artículo explicaremos cómo configurarlo para su uso:
Pasos para el uso del asistente de pagos
- Seleccionar la ejecución de pagos: se puede generar la configuración desde cero o seleccionar un escenario precargado de pagos, si ya existe uno en la plataforma.
- Definir los parámetros generales: se pueden seleccionar los medios de pago para las diferentes transacciones, con opciones como:
- Clase de pago (si es para un cliente o un proveedor).
- Medio de pago (si se hará a través de un cheque o transferencia).
- Fecha de ejecución.
- Socios de negocios y criterios para seleccionarlos: se pueden filtrar los clientes utilizando el código correspondiente al cliente o proveedor al que se efectuarán los pagos.
- Parámetros de documentación: los pagos se pueden gestionar por fechas de vencimiento o contabilización, días de tolerancia y montos vencidos, por lo que el sistema ofrece sugerencias para cada transacción.
- Vías de pago: de acuerdo con la configuración seleccionada, cada pago se reflejará en las cuentas asignadas a transferencias o cheques; si hay diferentes cuentas en un mismo banco, pero en diferentes monedas, la división se hará de forma automática según corresponda.
- Recomendación: los documentos que correspondan a los parámetros definidos antes de este paso serán mostrados de forma automática por el sistema.
- Grabación de opciones: hay cuatro alternativas para grabar las opciones que ofrece el asistente:
- Sólo grabar criterios de selección
- Grabar recomendaciones
- Inicio de la ejecución para órdenes de pago
- Iniciar las ejecuciones de pago
Cada opción da la posibilidad de modificar la configuración del asistente de pagos hasta diferentes puntos, pero los pasos posteriores se pueden modificar.
- Resumen e impresión de ejecuciones: las ejecuciones de pago son impresas en el último paso del proceso. El asistente de pagos genera los resúmenes de acuerdo con los parámetros señalados por el usuario, incluye los pagos registrados y permite imprimir los documentos.
Beneficios de automatizar procesos en SAP Business One
Implementar la automatización en diferentes procesos de administración empresarial ofrece beneficios que pueden convertirse en ventajas competitivas para las compañías:
- Reducción de costos derivados de tareas manuales.
- Mejora en el manejo del flujo de efectivo y recursos económicos.
- Incremento de la liquidez.
- Menor necesidad de labores manuales, entre ellas la aprobación de documentos para pagos.
¿Por qué es importante utilizar el asistente de pagos?
La tesorería de una empresa depende directamente de un departamento que debe establecer y ejecutar la política de cobros y pagos, por eso sus integrantes deben estar capacitados para atender imprevistos y realizar los pedidos de productos y servicios que la compañía necesite. También es necesario que revisen cada detalle del flujo monetario, como los pagos duplicados, si los hay.
Las gestiones del área de tesorería se vuelven más sencillas con el uso del asistente de pagos de los módulos de SAP Business One, donde es posible registrar los pagos recibidos (cobros a clientes), y los pagos realizados (pago a proveedores) de acuerdo con los criterios que sean establecidos en el software.
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